Nächste Schritte gemeinsam vereinbaren

Danach kannst du: am Ende eines Gesprächs kurz zusammenfassen und den nächsten Schritt als gemeinsame Vereinbarung festhalten: wer, was, bis wann und warum.

Die Situation

1. Frau Kaya

   „Das klingt alles gut. Ich muss das jetzt erst mal intern besprechen.“

2. Lena

   „Klar, kein Problem. Ich schicke Ihnen alles zu, und Sie melden sich einfach, wenn Sie so weit sind.“

3. Drei Wochen später fragt Lena nach. Frau Kaya schreibt: „Tut mir leid, ich bin noch nicht dazu gekommen, es mit Herrn Brenner zu besprechen.“

Lena war freundlich, hat aber den Moment verpasst, den nächsten Schritt festzuhalten. Ohne Termin und klare Aufgabe ist das Thema im Alltag untergegangen.

So hätte es besser laufen können

1. Frau Kaya

   „Das klingt alles gut. Ich muss das jetzt erst mal intern besprechen.“

2. Lena

   „Gern. Ich fasse kurz zusammen: Am Monatsende bleiben Rechnungen liegen, und Ihr Team macht Überstunden. Das wollen Sie vor dem Sommer ändern. Was davon trifft es nicht ganz?“

3. Frau Kaya

   „Fast. Nicht nur am Monatsende, auch in der Urlaubszeit bleibt viel liegen.“

4. Lena

   „Gut, dann nehme ich die Urlaubszeit mit auf. Mit wem besprechen Sie es? Und wann würde es passen, dass wir danach kurz telefonieren?“

5. Frau Kaya

   „Mit Herrn Brenner, unserem Geschäftsführer, am Donnerstag. Freitag um zehn ginge.“

6. Lena

   „Dann halte ich fest: Sie sprechen am Donnerstag mit Herrn Brenner. Ich schicke Ihnen heute noch eine Seite für das Gespräch. Und wir telefonieren Freitag um zehn, 15 Minuten, damit Sie mir erzählen, wie Herr Brenner es sieht, und wir den nächsten Schritt planen. Passt das?“

7. Frau Kaya

   „Ja, so machen wir es.“

Lena hat nicht gedrängt. Sie hat zusammengefasst, gefragt, wie es weitergeht, und es festgehalten. Jetzt weiß jede Seite, was sie bis wann tut, und warum.

„Melden Sie sich einfach“ ist höflich gemeint. Es lässt Frau Kaya Zeit und Raum. Aber es legt die ganze Arbeit auf sie. Und intern konkurriert Lenas Thema mit vielen anderen, die einen Termin haben.

In der zweiten Version fragt Lena nicht nach einer Entscheidung. Sie fragt nur, was als Nächstes passiert. Das ist leichter zu beantworten und führt trotzdem weiter.

Die Idee: Was konkret geplant ist, passiert eher

Ein vager Vorsatz („Ich bespreche das intern“) wird leicht verschoben. Ein konkreter Plan mit Zeitpunkt und Handlung wird eher umgesetzt. Das zeigt eine große Auswertung vieler Studien zu sogenannten Wenn-dann-Plänen (Gollwitzer & Sheeran 2006). Wer festlegt, wann und wie er etwas tut, setzt es deutlich häufiger um.

Dazu kommt: Ohne nächsten Schritt bleibt meist alles, wie es ist. Es wird nichts entschieden, nichts gekauft, nichts geändert. Menschen halten nämlich auffallend gern an dem fest, was sie schon haben (Samuelson & Zeckhauser 1988).

Wichtig ist dabei das Wort „gemeinsam“. Der nächste Schritt ist keine Aufgabe, die du deinem Gegenüber gibst. Ihr vereinbart ihn zusammen, und auch du übernimmst einen Teil.

So geht es

1. Fasse kurz zusammen

Sag in zwei Sätzen, was du verstanden hast: das Problem und warum es gerade jetzt zählt. Frag dann: „Was davon trifft es nicht ganz?“ So stellt ihr sicher, dass ihr vom selben redet. Wie du gut zusammenfasst, zeigt die Lektion Zuhören, das man merkt.

2. Frag, wie es weitergeht

Frag nicht „Wie entscheiden Sie sich?“, sondern „Was wäre ein sinnvoller nächster Schritt?“ oder „Mit wem besprechen Sie es, und wann?“ Diese Fragen sind leicht zu beantworten und bringen trotzdem Bewegung.

3. Halte die Vereinbarung in vier Teilen fest

• Wer: Wer macht etwas? Am besten beide Seiten.
• Was: Was genau passiert? „Eine Seite für Herrn Brenner“, nicht „Infos“.
• Bis wann: ein Tag oder ein Termin, nicht „bald“.
• Warum: wofür der Schritt gut ist. „Damit Sie Herrn Brenner in zwei Minuten erklären können, worum es geht.“

Sag die Vereinbarung am Ende laut und frag: „Passt das?“ Und schick sie danach in zwei, drei Sätzen schriftlich.

Wann passt es nicht?

• Wenn dein Gegenüber klar Nein sagt, vereinbare keinen nächsten Schritt um jeden Preis. Nimm das Nein an.
• Wenn es wirklich nichts zu tun gibt, etwa weil das Budget erst im nächsten Jahr kommt, vereinbare, wann ihr wieder miteinander sprecht, zum Beispiel: „Ich rufe Sie am 2. Dezember an, wenn die Budgets stehen.“ Auch das ist ein nächster Schritt.
• Wenn du merkst, dass du drängst, etwa weil dein Quartal endet, halte inne. Ein Termin, den nur du willst, wird abgesagt.

Kurz prüfen

Warum reicht „Melden Sie sich einfach“ nicht?

Weil dann alles bei deinem Gegenüber liegt, ohne Termin. Intern konkurriert dein Thema mit vielen anderen, die einen festen Termin haben.

Welche vier Teile hat eine Vereinbarung?

Wer, was, bis wann und warum. Am besten tun beide Seiten etwas.

Welche Frage bringt ein Gespräch weiter, ohne zu drängen?

„Was wäre ein sinnvoller nächster Schritt?“ Sie fragt nicht nach einer Entscheidung, sondern nur danach, wie es weitergeht.

Dein nächster Schritt

Nach dem Gespräch: Was habt ihr vereinbart? Hat dein Gegenüber seinen Teil bis zum Termin gemacht?