Für die schreiben, die nicht im Raum sind

Danach kannst du: eine Zusammenfassung schreiben, die deine Ansprechperson weiterleiten kann und die auch Abwesende in zehn Sekunden verstehen.

Die Situation

An: Frau KayaBetreff: Unterlagen zu unserem Gespräch

Liebe Frau Kaya, vielen Dank für das angenehme Gespräch! Wie besprochen sende ich Ihnen anbei unsere Produktübersicht, die Preisliste, zwei Fallstudien und unsere Sicherheitsdokumentation.

Unsere Software bietet automatische Belegerfassung, flexible Freigaben, über 40 Schnittstellen und Auswertungen in Echtzeit. Bei Fragen stehe ich jederzeit gern zur Verfügung.

Beste Grüße
Lena Wolf

Herr Brenner öffnet die Mail und findet vier Anhänge und eine Liste von Funktionen. Was er entscheiden soll und warum, steht nirgends. Er legt die Mail zur Seite.

So hätte es besser laufen können

An: Frau KayaBetreff: Rechnungsfreigabe: Vorschlag für den Start im Juni

Hallo Frau Kaya, danke für das gute Gespräch. Hier eine kurze Zusammenfassung für Herrn Brenner. Sie können die Mail weiterleiten oder den Teil unten einfach übernehmen:

Vorschlag: Wir schlagen vor, die Rechnungsfreigabe ab Juni auf die Software Belegwerk umzustellen, mit einem festen Ausstiegspunkt nach drei Monaten.

Warum: Am Monatsende bleiben Rechnungen liegen, weil niemand sieht, wo sie gerade sind. Das kostet das Team jeden Monat Überstunden, und zwei Lieferanten haben schon gemahnt.

Was es kostet: 1.150 Euro im Monat, Einführung und Anbindung sind enthalten.

Nächster Schritt: Wenn Herr Brenner zustimmt, startet die Einführung am 2. Juni mit der Buchhaltung.

Gern komme ich auch zu einem kurzen Termin mit Herrn Brenner dazu.

Beste Grüße
Lena Wolf, Belegwerk

Herr Brenner weiß nach zehn Sekunden, was er entscheiden soll, warum und was es kostet. Frau Kaya muss nichts erklären, nur weiterleiten.

Die erste Mail ist für Frau Kaya geschrieben. Sie setzt das Gespräch voraus („wie besprochen“). Herr Brenner war nicht dabei. Er bräuchte eine Übersetzung, und die steht nirgends.

Die zweite Mail ist für ihn geschrieben. Sie beginnt mit dem, was er entscheiden soll. Alles andere steht darunter, für den Fall, dass er weiterlesen will.

Die Idee: Der Vorschlag gehört an den Anfang

Wer eine weitergeleitete Mail liest, hat wenig Zeit und kein Vorwissen. Die Beraterin Barbara Minto hat dafür eine einfache Regel bekannt gemacht: Die wichtigste Aussage kommt zuerst, die Begründung danach (Minto 1987). So weiß der Leser sofort, worum es geht, und kann selbst entscheiden, wie tief er einsteigt.

Dazu kommt: Was als Geschichte erzählt wird, verstehen und behalten Menschen besser als Sachtexte (Mar et al. 2021). Erzähl deshalb im „Warum“ kurz, was passiert ist: „Am Monatsende bleiben Rechnungen liegen, und zwei Lieferanten haben gemahnt.“ Das merkt man sich leichter als „flexible Freigaben“.

Und noch etwas: Deine Ansprechperson leitet deine Mail weiter oder kopiert den wichtigen Teil in eine eigene Nachricht. Was du schreibst, ist also das, was im Raum ankommt, auch wenn du nicht dabei bist. Deshalb muss die Zusammenfassung auch ohne Anrede und ohne Gespräch verständlich sein.

So geht es

Deine Zusammenfassung hat vier Teile, jeder in ein bis zwei Sätzen:

1. Der Vorschlag: Was soll entschieden werden? Ganz oben, direkt nach der Anrede, und kurz im Betreff.
2. Warum: das Problem, in den Worten deines Gegenübers, mit einem konkreten Beispiel.
3. Was es kostet: Preis und was enthalten ist.
4. Der nächste Schritt: was passiert, wenn die Antwort Ja ist, mit Datum.

Danach machst du den Zehn-Sekunden-Test, hier in der kurzen Form: Lies nur den Betreff und den Vorschlag. Weiß jemand, der nicht dabei war, worum es geht? Wenn nicht, ändere den Anfang.

Wann passt es nicht?

• Wenn deine Ansprechperson selbst entscheidet, reicht eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs. Eine Vorlage für andere braucht sie nicht.
• Wenn es intern eine feste Vorlage gibt, etwa für die Anschaffung neuer Software, frag danach und füll sie gemeinsam aus.
• Wenn noch nicht klar ist, was vorgeschlagen werden soll, etwa weil Preis oder Umfang offen sind, schreib noch keine Vorlage. Kläre erst die offenen Punkte mit deiner Ansprechperson.

Kurz prüfen

Für wen schreibst du die Zusammenfassung?

Für Menschen, die beim Gespräch nicht dabei waren. Sie haben wenig Zeit und kein Vorwissen.

Was gehört an den Anfang?

Der Vorschlag, also das, was entschieden werden soll. Die Begründung kommt danach.

Wie prüfst du, ob deine Mail funktioniert?

Mit dem Zehn-Sekunden-Test: Lies nur Betreff und Vorschlag. Weiß jemand, der nicht dabei war, worum es geht?

Dein nächster Schritt

Nach dem Senden: Hat deine Ansprechperson die Mail weitergeleitet? Kam eine Rückfrage, die schon in der Mail hätte stehen sollen?